И Н С Т Р У К Ц И Я
о ведении электронного документооборота

Соблюдение данной инструкции призвано обеспечить безопасность и конфиденциальность электронных документов сотрудников компании (ниженазываемых как пользователи), каждый из которых обязан руководствоваться настоящей инструкцией.

1. У каждого пользователя есть свое условное имя в сети (идентификатор) и пароль для доступа к информационным и вычислительным ресурсам. Эти реквизиты назначаются и изменяются системным администратором.
2. Пользователи должны ответственно относиться к своим сетевым реквизитам (имени и паролю), как к ключу от сейфа с секретной и важной документацией. Запрещается сообщать другим лицам свой идентификатор и пароль.
3. Для проведения работ на компьютере и получения необходимых прав доступа к папкам, расположенных на компьютере-сервере, необходимо произвести следующие действия:
   • Войти (зарегистрироваться) в компьютер, за которым ведётся работа, со своим именем и паролем. Например,
     Имя пользователя: user
     Пароль: user
     При вводе идентификационных данных, т.е. имени и пароля необходимо следить за языком ввода, то есть при необходимости надо переключиться на английский язык комбинацией клавиш <Ctrl>+<Shift>.
4. Все рабочие документы необходимо сохранять только на компьютере-сервере. Для того чтобы войти на сервер, необходимо выполнить следующую последовательность действий:
   • На Рабочем столе, дважды щелкнув левой клавишей мыши, на иконке "Сетевое окружение" войти в него, далее щелкнуть "Вся сеть", далее войти "Microsoft Windows Network" , далее войти в "<ВАШ ДОМЕН>".
   • Найти компьютер с названием <НАЗВАНИЕ СЕРВЕРА>.
   • Дважды щелкнув левой клавишей мыши на компьютере-сервере, войти в него.
   • Затем зайти в нужную папку.
5. Каждый пользователь относится к определенной группе, например, в группу Пользователи 1С входят: Иванов, Петров, Сидоров. Соответственно каждая группа имеет доступ к своим фирмам и отделам. Это сделано для того, чтобы пользователи из разных групп не имели возможность изменять документы, к которым они не должны иметь отношение. То есть каждый пользователь имеет определенные права доступа к каждой папке.
6. На сервере существует папка для общего пользования Documents в этой папке находится вся документация для общего пользования по направлениям деятельности, например в папке
   //<название сервера>/documents/бухгалтерия - хранятся документы бухгалтерии и т.п.
7. Для типовых документов на сервере существует папка TIPDOC. В ней находятся типовые бланки, договора, акты, письма и т.п. Для того чтобы использовать типовые документы, необходимо скопировать их из папки TIPDOC в нужную папку и только после этого их можно будет редактировать.
8. Для обмена между пользователями разных групп существует папка CHANGE. Эта папка предназначена для того, чтобы при необходимости передать документ от одного пользователя другому пользователю. Первый пользователь копирует необходимый документ в эту папку, а второй пользователь переносит этот документ себе в папку для работы. То есть, это временная папка, и хранить в ней документы не рекомендуется.
9. Для хранения личных документов существует папка Users. Эта папка предназначена для личных документов. Например, у пользователя Иванова Иван Ивановича есть папка, находящаяся по следующему пути:
   //<название сервера>/Users/Иванов Иван Иванович
   в ней он может хранить личные документы, которые НИКТО кроме него не сможет даже увидеть, а тем более удалить или редактировать. То есть особо конфиденциальные и важные документы рекомендуется сохранять в этой папке.
10. Для образовательных целей существует папка HELP. В ней хранятся электронные книги по используемым программам, пожалуйста, повышайте свою компьютерную грамотность.
11. Каждый пользователь обязан проверять дискеты перед их использованием на вирусы.
12. Кроме того, что на сервере предусмотрено зеркалирование данных, т.е. их дублирование на случай физической неисправности одного из винчестеров. Данные из папки Documents периодически сохраняются в целях архивирования и сохранения от случайной утраты.
13. Если пользователь не уверен в своих знаниях о ведении личной электронной документации, то ему следует обратиться к системному администратору для получения консультации.

Составил системный администратор      А.В. Ляукин